Paziņojums par privātumu attiecībā uz personas datiem

Saistībā ar attiecībām, kādas Latvijas Starptautiskajai skolai (“LSS” vai “Skola”) ir ar līgumslēdzējiem, ir jāveic dažādas datu apstrādes darbības tai skaitā personas datiem, kas attiecas uz līgumslēdzējiem un citiem datu subjektiem, kas saistīti ar darbuzņēmējiem. LSS apstrādā personas datus par potenciālajiem, pašreizējiem un bijušajiem skolēniem un viņu vecākiem vai likumiskajiem pārstāvjiem, un tā ir daļa no tās ikdienas darbības, sniedzot izglītības pakalpojumus.

Vispārējo tiesisko regulējumu personas datu aizsardzībai nosaka Vispārējā datu aizsardzības regula Nr. 679/2016 (“VDAR”), kas ir piemērojama Eiropas Savienībā.

Šajā paziņojumā Skola ir ietvērusi visu informāciju, kas nepieciešama, lai saprastu datu apstrādes darbības, kas tiek veiktas attiecībā uz līgumslēdzēju un citu datu subjektu, kas saistīti ar līgumslēdzējiem, personas datiem LSS līmenī. Šis Paziņojums par privātumu ir paredzēts galvenokārt LSS līgumslēdzējiem, kas ir noslēguši ar Skolu mācīšanas un administratīvo pakalpojumu līgumu. Paziņojumā par privātumu ir ietvertas arī datu apstrādes darbības, ko veic attiecībā uz datu subjektiem, kas saistīti ar līgumslēdzējiem, piemēram, skolēniem (t.i. ģimenes locekļiem). Tāpēc Skola apstrādā skolēnu personu personas datus, lai izpildītu līgumu ar līgumslēdzēju. Šajā situācijā līgumslēdzējam, kas izpauž personas datus par skolēniem, ir pienākums sniegt skolēniem informāciju par viņu datu nodošanu LSS un šādas nodošanas iemesliem, un atbilstošā situācijā pat iesniegt viņām šo Paziņojumu par privātumu.

Termini

Šī Paziņojuma par privātumu izpratnē norādītajiem terminiem ir norādītā nozīme.

LSS rīcība attiecībā uz Personas datu apstrādi ir caurskatāma, tādēļ šeit ir sniegta visa informācija, kas jums var būt nepieciešama.

Lūdzam veltīt nedaudz laika, lai izlasītu šo paziņojumu par privātumu, lai saprastu LSS veiktās datu apstrādes darbības.

1. Nolūki, kādiem LSS apstrādā jūsu personas datus:

• LSS apstrādā Personas datus, kas attiecas uz jums vai skolēniem, šādos nolūkos:
• Izglītības pakalpojumu sniegšana, sākot ar pieteikšanās procesu, skolēnu uzņemšanu, klašu un stundu saraksta administrēšanu, mācīšanas aktivitātēm, iekšējo un valsts eksāmenu administrēšanu, palīdzību saistībā ar pieteikšanās procesu dažādās universitātēs, akadēmisko dokumentu izsniegšanu.
• Izglītības papildu pakalpojumu nodrošināšana: psiholoģiskais atbalsts, karjeras un personiskās konsultācijas, bibliotēkas pakalpojumi, ASA ārpus mācību programmas aktivitātes, ekskursijas, Skolas publikāciju pārvaldība un piekļuves LSS Intranet un Internet tīklam piešķiršana, kā arī LSS tīkla lietošanas uzraudzība.
• Skolas teritorijas drošības nodrošināšana: piekļuves Skolas teritorijai uzraudzība, video novērošanas veikšana.
• Medicīnas pakalpojumu un konsultāciju, kas var būt nepieciešamas skolēniem, sniegšana.
• Skolas administrācija: skolēnu lietu un citas akadēmiskās dokumentācijas apstrāde, maksājumu un kontu administrēšana, iekšējais audits un kontrole, atskaites un statistika, Skolas politiku veidošana un īstenošana, sadarbības ar citām skolām nodrošināšana, arhivēšana, mūsu pakalpojumu kvalitātes novērtēšana, izpētes darbību veicināšana.
• Ar skolu saistītā saziņa: dažādu ar skolēniem un LSS aktivitātēm saistītu ziņu nodošana, izmantojot jebkādus saziņas līdzekļus.
• Labdarības aktivitāšu un citu Skolas pasākumu (piem., koncerti, teātra uzvedumi, talantu šovi) organizēšana, tostarp mārketinga komunikācija saistībā ar LSS organizētajām labdarības aktivitātēm.
• Strīdu izšķiršana un tiesvedības.

2. Personas datu kategorijas, ko apstrādā LSS, ietver, bet neaprobežojas ar:

• Identifikācijas un kontaktinformācijas dati: vārds, uzvārds, personas kods, pilsonība, dzimšanas datums, izcelsmes valsts, sociālās apdrošināšanas numurs, citi personas dati, kas var izrietēt no pases/ identitātes kartes vai citu veidu personas identitātes dokumentiem, tālruņa numurs, adrese Latvijā, adrese mājas valstī, e-pasts, u.c.;
• Bankas rekvizīti;
• Veselības dati: medicīnas vēsture, alerģijas, imunizācijas pieraksti, veselības traucējumi, medicīniskās pārbaudes rezultāti un citi skolēnu un darbinieku medicīniskie dati;
• Dati, kas saistīti ar iepriekšējo izglītību un skolēnu sekmēm skolā: akadēmiskie, disciplinārie un citi ar izglītību saistītie ieraksti, akadēmiskās atsauksmes, speciālās vajadzības, hobiji, izglītības diagnostiskās testēšanas rezultāti, testu rezultāti, atgriezeniskā saite, vērtējumi, u.c.;
• Dati par skolēnu uzvedību, kā arī dati par skolēnu izvēlēm/ prioritātēm;
• Informācija par ģimeni: informācija par mājsaimniecību, valodu zināšanas, vecāku profesija un darba vieta, u.c.;
• Autentifikācijas un fiziskās piekļuves dati: e-pasts, paroles, žetona numurs, atrašanās vietas dati, citi tiešsaistes identifikatori, informācija par automašīnu, u.c.;
• Fotogrāfijas un video.
• Vispārīgi, personas dati, kas atrodas LSS, ko par sevi vai skolēniem sniedz vecāki vai, kas saņemti saziņā ar vecākiem un atrodas skolā. Atsevišķos gadījumos datus sniedz trešās personas (piemēram, iepriekšējo skolu, kur mācījās skolēni, pārstāvji).

3. Likumīgais pamats apstrādes darbībām, ko mēs veicam attiecībā uz Personas datiem, ko LSS vāc, un Personas datiem, ko tā turpmāk apstrādā, pamatojoties uz vienu no šeit norādītajiem juridiskajiem pamatiem, kas skaidri noteikti VDAR:

• Piekrišana, ko esat mums sniedzis pirms jebkādas personas datu apstrādes, attiecībā uz:
• skolēnu fotogrāfiju un video izmantošanu dažādās Skolas publikācijās, LSS tīmekļa vietnē un sociālo mēdiju lapās; jūsu kontaktinformācijas izmantošana tiešajai mārketinga komunikācijai par LSS līdzekļu vākšanas aktivitātēm; citas piekrišanas, ko periodiski var sniegt dažādām apstrādes darbībām.
• Lai izpildītu Uzņemšanas līgumu, kā arī pēc jūsu lūguma veiktu darbības uzņemšanas līguma noslēgšanai un turpmāk sniegtu izglītības pakalpojumus.
• Lūdzam ievērot, ka ir noteiktas obligātas personas datu kategorijas, kas LSS ir nepieciešamas, lai noslēgtu uzņemšanas līgumu un sniegtu izglītības pakalpojumus skolēniem atbilstoši augstam standartam un skolēnu labākajām interesēm.
• Personas datu obligātās kategorijas ir iekļautas pieteikuma veidlapā, ko jūs aizpildījāt.
• Lūdzam ņemt vērā, ka visas datu obligātās kategorijas LSS ir nepieciešamas, lai varētu novērtēt jūsu pieteikumu un uzņemt jūsu bērnu. Ja netiks iesniegta visa informācija, kas atzīmēta kā obligāta, LSS nebūs iespējams apstrādāt jūsu pieteikumu un noslēgt ar jums līgumu.
• Juridisks pienākums, saskaņā ar kuru LSS ir jāapstrādā jūsu personas dati (piem., video novērošanas veikšana).
• Lai veiktu uzdevumu, ko izpilda sabiedrības interesēs, ņemot vērā, ka LSS sniedz izglītības pakalpojumus, ko uzskata par pakalpojumu sabiedrības interesēs, saskaņā ar piemērojamajām normām attiecībā uz izglītību, daudzas LSS veiktās apstrādes darbības, kas ir stingri saistītas ar izglītības nolūkiem, būs balstītas uz šo juridisko apstrādes pamatu. Mēs šeit domājam galvenokārt: akadēmisko ierakstu izdošanu un glabāšana, skolēnu snieguma vērtēšanu, u.c.
• LSS leģitīmas intereses.
• LSS paļaujas uz šiem tiesiskajiem pamatiem, lai sniegtu izglītības pakalpojumus, ko tā ir apņēmusies sniegt, un papildu pakalpojumus, kas saistīti ar šo tvērumu, atbilstoši augstākajiem standartiem, vienmēr skolēnu labā un ievērojot vecāku un skolēnu tiesības un brīvības.
• LSS var izmantot juridisko pamatu leģitīmas intereses šādos gadījumos: LSS virtuālās mācību vides un tīkla izmantošanas uzraudzība, tostarp LSS nodrošināto e-pasta kontu izmantošanas uzraudzība; līdzekļu vākšanas aktivitāšu veikšana, tostarp šādu aktivitāšu mārketings; juridisko prasību izpilde, sūdzību risināšana un trešo personu kontroles pasākumi; statistikas datu par Skolas darbību pārvaldība, kontrole, ziņošana un sagatavošana; drošības nodrošināšana; ciešu attiecību uzturēšana ar absolventiem un LSS kopienu; sadarbība ar citām skolām un izglītības iestādēm; līgumu ar piegādātājiem, tostarp apdrošināšanas piegādātājiem, izpilde; piekļuve grantiem un citiem finansēšanas avotiem.
• Attiecībā uz personas datu īpašo kategoriju apstrādi saskaņā ar VDAR, t.i. veselības datu apstrādi, lūdzam ņemt vērā, ka LSS apstrādā veselības datus, pamatojoties uz šādiem juridiskajiem pamatiem:
• Nepieciešamība Medicīnas nodaļai apstrādāt šādus datus veselības profilakses un arodmedicīnas nodrošināšanai, medicīnas diagnostikai un veselības vai sociālās aprūpes nodrošināšanai, vai ārstēšanai saskaņā ar Eiropas Savienības vai valsts tiesību aktiem;
• Apstrāde ir nepieciešama pamata sabiedrības interešu iemeslu dēļ, pamatojoties uz Eiropas Savienības vai valsts tiesību aktiem. Šādu tiesisko pamatu izmanto īpaši tādās situācijās, kad Skolai ir jānovērtē skolēna mācīšanās spējas un jāpielāgo mācīšanas aktivitātes skolēna īpašām vajadzībām.
• Skaidra jūsu sniegta piekrišana skolēnu personas datu atklāšanai saistībā ar alerģijām, kādas viņiem ir.

4. Personas datu atklāšana

• LSS atklāj jūsu Personas datus tikai tiem LSS dalībniekiem, darbiniekiem un sadarbības partneriem, kam nepieciešama piekļuve personas datiem galvenokārt ar mērķi nodrošināt izglītības un papildu pakalpojumu sniegšanu. Šajā sakarā lūdzam ņemt vērā, ka skolēnu medicīnas ierakstiem ir piekļuve tikai Skolas medicīnas personālam. Citiem Skolas darbiniekiem ir piekļuve specifiskiem veselības datiem, pamatojoties uz jūsu sniegto piekrišanu (t.i. par alerģijām), vai ar mērķi aizsargāt būtiskas sabiedrības intereses, pamatojoties uz Savienības vai valsts tiesību aktiem (piemēram, dažādas medicīniskās situācijas, kas nosaka īpašas mācīšanās vajadzības).
• Attiecībā uz jūsu personas datu atklāšanu trešajām personām ārpus LSS lūdzam ievērot, ka šādu datu nodošanu Skola veic tikai tās pastāvīgās darbības ietvaros. Saņēmēju kategorijas ietver: IT pakalpojumu sniedzēji, tostarp izglītības lietotņu, tiešsaistes rīku, serveru uzturēšanas piegādātāji, piemēram, ManageBac, Acamadigo, NWEA un College Board, u.c. ēdināšanas nodrošinātājs, rīkojoties kā neatkarīgs ēdināšanas pakalpojumu sniedzējs teritorijā; citas izglītības iestādes vai organizācijas, neaprobežojoties tikai ar citām skolām; ceļojumu aģentūras, ēdināšanas un transporta pakalpojumu sniedzēji; LSS fotogrāfs un video filmēšanas komanda; kurjera pakalpojumu sniedzēji; komunālo pakalpojumu sniedzēji; valsts iestādes un institūcijas, valsts vai ārvalstu tiesas un ārvalstu vēstniecības vai diplomātiskās misijas; nodokļu, juridiskie un grāmatvedības konsultanti un revidenti.

5. Nodošana trešajām valstīm

• LSS nodod jūsu personas datus uz trešajām valstīm saskaņā ar šādu kārtību:
• Amerikas Savienotās Valstis – trešajām personām, kas ir saņēmušas ES-ASV privātuma aizsardzības sertifikāciju (Privacy Shield certification) (t.i. Faria Systems LLC kā ManageBac un Open Apply lietotņu nodrošinātājs).
• Ja vēlaties saņemt informāciju par atbilstošajiem LSS noteiktajiem drošības pasākumiem saistībā ar personas datu nodošanu uz ASV, lūdzam sazināties ar kontaktpersonu, kas norādīta šī Paziņojuma par privātumu beigās.

6. Personas datu glabāšana

• LSS patur jūsu Personas datu papīra formāta kopiju tik ilgi, kamēr jums ir līgumiskas attiecības ar Skolu, un pēc tam standarta laika periodu piecus gadus var tādu laika periodu, kādu LSS var pamatot kā nepieciešamu šādu personas datu uzglabāšanai. LSS saglabā skolēna lietu un visu datus, kas saistīti ar skolēna mijiedarbību ar LSS, galvenokārt, lai novērtētu Skolas darbību un sniegto pakalpojumu kvalitāti, bet arī lai risinātu potenciālus skolēnu pieprasījumus attiecībā uz viņu mācīšanās progresu LSS, kas parasti notiek pēc tam, kad skolēni ir absolvējuši skolu.
• Neskatoties uz iepriekš norādīto glabāšanas periodu, informējam, ka visus akadēmiskos pierakstus un citus Skolas aktus un dokumentus, kas saistīti ar mācību aktivitātēm, glabā neierobežotu laiku atbilstoši juridiskajām saistībām, kas šajā sakarā ir LSS. Turklāt, jebkurā gadījumā, ja tiesību norma nosaka minimālo glabāšanas periodu, LSS glabās personas datus vismaz šo obligāto periodu.

7. Jūsu tiesības saistībā ar LSS veikto personas datu apstrādi

• VDAR ir paredzētas noteiktas tiesības saistībā ar personas datu apstrādi, kas ir gan jums, gan skolēniem. Šajā sakarā informējam, ka skolēni, kam ir atbilstoša līmeņa sapratne, var patstāvīgi izmantot tiesības, kas norādītas šajā sadaļā.
• LSS ievēro visas VDAR minētās tiesības un ir apņēmusies nodrošināt atbilstošus līdzekļus, ar kuru palīdzību jūs varat šīs tiesības izmantot saskaņā ar šeit norādīto:
• Piekļuves tiesības, kas nodrošina jums iespēju saņemt apstiprinājumu no LSS, vai LSS apstrādā jūsu personas datus vai nē, un attiecīgā situācijā jums ir tiesības pieprasīt piekļuvi šiem datiem, kā arī papildu informāciju par Personas datiem, piemēram: apstrādes nolūki, saņēmēju kategorijas, kam tiek atklāti Personas dati, un paredzētais glabāšanas periods. Situācijās, kad jums var būt nepieciešamība izmantot piekļuves tiesības, lūdzam sazināties ar LSS, pieprasot apstiprinājumu e-pastā uz adresi frontdesk@isl.edu.lv Lūdzam ņemt vērā, ka var būt specifiskas situācijas, uz kurām piekļuves tiesības neattiecas, piemēram, informācija, kas identificē citas personas vai uz kuru attiecas konfidencialitātes pienākumi.
• Labošanas tiesības, kas ļauj jums pieprasīt LSS izlabot neprecīzus personas datus, kas LSS varētu būt, kā arī tiesības papildināt jūsu nepilnīgos Personas datus.
• Dzēšanas tiesības, kas nozīmē, ka situācijās, kas ir skaidri regulētas likumā, jūs varat pieprasīt savu personas datu dzēšanu. Lūdzam ņemt vērā, ka gadījumi, kad likumā paredzēta iespēja dzēst personas datus, attiecas uz situācijām, kad apstrāde ir nelikumīga vai kad apstrāde ir balstīta uz jūsu piekrišanu un jūs šādu piekrišanu esat atsaucis.
• Tiesības ierobežot apstrādi, kas nozīmē jūsu tiesības nodrošināt savu Personas datu apstrādes ierobežojumu no LSS puses. Lūdzam paturēt prātā, ka šīs tiesības var izmantot tikai īpašās situācijās, kas ir noteiktas VDAR, piemēram, kad jūs apstrīdat savu Personas datu precizitāti.  Laika periodā, kas mums nepieciešams, lai izlabotu jūsu datus, jūs varat mums lūgt ierobežot jūsu Personas datu apstrādi.
• Tiesības uz datu pārnesamību, kas nozīmē jūsu tiesības saņemt personas datus strukturētā, vispārēji izmantotā un mašīnlasāmā formātā un tālāk nodot šādus datus citam pārzinim. Šīs tiesības uz datu pārnesamību attiecas tikai uz personas datiem, ko esat mums sniedzis, un ja apstrādi veic ar automatizētiem līdzekļiem, pamatojoties uz jūsu piekrišanu, vai līguma, ko esat noslēdzis ar LSS, izpildei.
• Tiesības iebilst pret savu personas datu apstrādi LSS saskaņā ar pamatiem, kas saistīti ar jūsu īpašu situāciju. Tiesības iebilst attiecas uz situācijām, kad LSS paļaujas uz piekrišanu kā apstrādes tiesisko pamatu (piemēram, jūsu e-pasta adreses izmantošana, lai nodotu ar līdzekļu vākšanu saistītas ziņas).
• Tiesības iesniegt sūdzību attiecas uz jūsu tiesībām apstrīdēt veidu, kādā LSS veic jūsu Personas datu apstrādi, kompetentā datu aizsardzības iestādē.
• Tiesības atsaukt savu piekrišanu, kas sniegta dažādām apstrādes darbībām, gadījumos, kad piekrišana ir tiesisks pamats apstrādei. Gadījumos, kad atsaucas savu piekrišanu savu Personas datu apstrādei, lūdzam ievērot, ka apstrāde tiks izbeigta tikai no brīža, kad notiek atsaukšana, neietekmējot apstrādi, kas notika pirms šādas atsaukšanas.

8. Profilēšana

• LSS veido dažādus profilus, izmantojot automātiskus līdzekļus, pamatojoties uz personas datiem, kas attiecas uz skolēniem. Vispārīgi šādus profilus veido, izmantojot dažādas lietotnes, ko lieto tiešsaistes izglītības vidē, piemēram: MAP Testing Tool un Acadamigo.
• LSS veido un izmanto šādus profilus, lai vērtētu skolēnu sniegumu, noteiktu nepilnības viņu izglītošanās procesā vai novērtētu specifiskas iezīmes, kas raksturo skolēnu personību, izvēles un uzvedību vai profesionālas noslieces.

9. Video novērošana

• LSS Skolas teritorijā ir ieviesta video novērošanas sistēma, lai nodrošinātu visu skolēnu, darbinieku un citu personu, kas ienāk mūsu telpās, drošību. Mums ir primāri svarīga mūsu skolēnu drošība un labsajūta, un šīs video novērošanas kameras ļauj mums nodrošināt reāllaika aizsardzību.
• Visas teritorijas zonas, kas atrodas video kameru darbības zonā, ir apzīmētas ar īpašiem plakātiem, informējot par LSS veikto video novērošanu.

10. Kontaktpunkts

Situācijā, kad vēlaties izmantot jebkuras no tiesībām, kas norādītas šī Paziņojuma par privātumu 7. punktā, vai saņemt papildu informāciju vai skaidrojumus par jūsu personas datu apstrādi, lūdzam sazināties ar LSS ar ieceltās Datu aizsardzības amatpersonas starpniecību, kas ir atbildīga par to, lai LSS ievērotu visas VDAR prasības.

LSS Datu aizsardzības amatpersonas kontaktinformācija:

E-pasta adrese:

 frontdesk@isl.edu.lv

Tālruņa numurs: +371 67755146